O Concello de Caldas de Reis vén de conseguir unha subvención de máis de 6.200 euros para organizar os fondos do seu Arquivo Municipal. Así o confirma o tenente de alcalde Manuel Fariña, quen destaca que o proxecto da vila termal conseguiu a segunda mellor puntuación de todos os concellos galegos presentados á convocatoria de axudas aberta pola Subdirección Xeral de Arquivos e Centros Museísticos, o que garante a axuda autonómica.

Fariña explica que o Concello de Caldas está a realizar traballos de organización e actualización do inventario do Arquivo municipal. Co novo proxecto para o que acaba de recibir a subvención, conseguirá xestionar todos os expedientes relativos a licencias de obras a particulares entre 2012 e 2017 e os documentos do Rexistro entre 2012 e 2016 que aínda están pendentes de tratamento documental. Toda a información pasará a estar estruturada seguindo criterios arquivísticos para despois envorcala nun programa informático de xestión e así poder acceder a ela máis rapidamente.

Ese material, dado que non hai persoal técnico especializado en arquivo no Concello, está nestes momentos en caixas, carpetas e outros métodos de almacenaxe non seguros e, nalgúns casos, sen identificar. Ademais, existe numerosa documentación gardada (fotocopias de orixinais, propaganda, catálogos...) que non debera formar parte do Arquivo e outra que pode ser expurgada, como os boletíns oficiais, que xa están convertidas a formato dixital e non é necesario almacenar.

Explica Fariña que a organización de todo este material ten como obxectivo incrementar a efectividade da xestión institucional. Ademais, tamén se pretende aproveitar mellor o espazo das instalacións municipais, evitando a aglomeración de documentos nas oficinas, mellorando as condicións de conservación e garantindo o acceso e consulta da cidadanía aos documentos grazas á custodia responsable. 

O traballo a realizar inclúe o tratamento físico dos expedientes, que consistirá na depuración e eliminación de materiais corrosivos que afectan á conservación, ordenación e correcta colocación nos depósitos. Tamén se realizará un proceso de limpeza, retirando fotocopias, anotacións inservibles, ou borradores. Substituiranse as carpetas e caixas nas que foron gardándose os documentos –arquivadores con argolas metálicas, carpetas colgantes, camisas de plástico,  e clips metálicos, etc.- por outras caixas normalizadas. Posteriormente, individualizaranse os expedientes e ordenaranse de maneira cronolóxica en unidades de instalación, numerando as carpetas e caixas para unha mellor localización e consulta.  

En relación á identificación dos documentos, o traballo implicará unha coidadosa análise documental atendendo a cuestións como a unidade administrativa que orixina o expediente, o tema, o lugar e data, formato ou outras referencias necesarias para a súa descrición arquivística. A depuración de todos estes datos será imprescindible para despois clasificalos e envorcalos nas aplicacións e software informáticos de xestión. Desta maneira, cando sexa factible, todos os expedientes serán accesibles cun sinxelo trámite informático.

“O Concello de Caldas traballa para ser unha administración eficiente, e unha correcta organización dos nosos fondos permite localizar rapidamente documentos necesarios para trámites, decisións ou consultas, o que reduce tempos de resposta e mellora o servizo diario ás nosas veciñas e veciños. Ademais, o noso Arquivo é a nosa memoria institucional polo que ordenalo e conservalo adecuadamente garante que estea dispoñible para futuras xeracións e facer posibles estudos”, subliña Fariña.